Wiki Valley présente les wikis au CNES

De Wiki Valley - MediaWiki hosting and consulting
Le 6 décembre 2017 – Conférence, Retours d’expérience

Le 26 septembre, le CNES (Centre National d’Études Spatiales) a organisé une conférence interne pour échanger sur les bonnes pratiques dans l’utilisation des wikis, qui sont utilisés par de nombreuses équipes au sein du CNES. Wiki Valley a fait l’ouverture en présentant l’histoire des wikis, leurs usages et leurs fonctionnalités courantes. Ensuite, plusieurs équipes du CNES et de ses partenaires ont présenté leurs utilisations propres. Retour sur cette journée particulièrement enrichissante.

Contexte

Le CNES organise régulièrement des journées d'échanges thématiques de savoirs et de pratiques au sein de la spatiale et non spatiale. La journée du mardi 26 septembre concernait une thèmatique généraliste puisqu’il s’agissait d’échanger sur un certain type d’outil : les wikis. En effet, plusieurs équipes, CNES et non CNES, utilisent cet outil, parfois depuis plusieurs années, et il s’est avéré opportun de faire le point sur le sujet pour répondre à des questions telles que :

  • quels sont les moteurs de wiki les plus utilisés ?
  • un wiki est-il toujours le bon outil selon les usages ? quid des outils de gestion de tickets ou des bugs ?
  • faut-il restreindre le wiki en écriture ? le restreindre en lecture ? comment gérer la confidentialité ?
  • comment motiver la participation ? comment structurer un wiki ?

Toutes ces questions n’appellent pas forcément à une unique réponse, mais elles demandent d’échanger sur le sujet afin de mieux comprendre la problématique de la gestion des connaissances au sein d’une équipe.

Introduction aux wikis

Wiki Valley a été sollicité pour introduire la thématique générale et pour apporter son expertise du domaine des wikis. Ont donc été présenté :

  1. l’histoire des wikis et leur définition centrale : l’écriture collaborative dans un but de partage ;
  2. les principaux moteurs de wikis : MediaWiki, Dokuwiki (les deux les plus utilisés au sein du CNES), XWiki, Confluence, Gitlab/GitHub, Trac…
  3. les grandes catégories d’usages des wikis : bases de connaissances, structuration des connaissances, applications collaboratives spécifiques ;
  4. quelques bonnes pratiques ;
  5. les grandes fonctionnalités actuelles et futures.

Quelques questions furent posées, mais l’audience était déjà convaincue de l’intérêt du wiki :-)

Retours d’expériences

Wiki sémantique interne d'entreprise regroupant des procédures administratives
Wiki sémantique regroupant des procédures administratives

Une douzaine d’équipes ont ensuite présenté leur utilisation de leur wiki ou autre logiciel de gestion des connaissances, notamment de gestion de tickets (Trac). Sans rentrer dans les détails, voici quelques points marquants.

  1. Les wikis sont utilisés pour gérer la connaissance qu’une équipe ou un projet acquiert : cela peuvent être des procédures, de la terminologie, des anomalies, de la documentation utilisateur, etc.
  2. La question de l’accès en lecture et de la confidentialité requise fait débat, comme souvent. En effet, les wikis bouleversent les habitudes sur cette question et il devient nécessaire de réfléchir à ce qui doit réellement être confidentiel. En contrepartie, une plus large ouverture de l’information permet d’éviter de perdre d’information et facilite l’entrée des nouveaux arrivants dans les équipes.
  3. La question de l’écriture fait également débat : « tout le monde [au sein du CNES] va pouvoir modifier nos pages ». Souvent, en seconde réflexion, il s’avère que les risques sont faibles et que les gains – faciliter la contribution – sont relativement élevés.
  4. Les procédures classiques Rédacteur - Relecteur - Validateur perdent de leur sens, mais est-ce toujours nécessaire ? Ou alors peux-t-on valider en masse périodiquement ?
  5. La question de la participation diffère grandement : parfois une grande partie de l’équipe y contribue activement, parfois quasiment personne, parfois quelques personnes sont moteurs et incitent ou pas les autres. Cela dépend des personnes et des dynamiques propres aux équipes.
  6. Bien que plusieurs mettent en avant le sémantique – permettant de classifier l’information – certains préfèrent ne pas l’utiliser et recourir plutôt aux recherches plein-texte, parfois avec une page d’accueil consistant uniquement en un champ de recherche « à la Google ». Le sémantique permet de « ranger » l’information selon différentes catégories ou propriétés (équipe, thèmes, statut « archivé », etc.) pour ensuite la retrouver plus facilement (par exemple en excluant les documents archivés).
  7. La concurrence entre outils a été évoquée, notamment entre les wikis, les logiciels de tickets et les emails. Parfois un objectif avoué est de réduire le volume d’emails, parfois c’est un effet secondaire. Entre les logiciels de tickets et les wikis, les avis sont partagés, cela dépend principalement de l’usage majoritaire voulu : gestion d’anomalies ou documentation, mais la limite entre les deux est fine.
  8. Comme souvent, les éditeurs visuels des différents moteurs de wikis sont plebiscités, et la demande est forte pour qu’ils soient de bonne qualité et faciles d’utilisation ; une petite partie des personnes préfère toutefois les éditeurs de code et/ou avoir le choix entre éditeur visuel et éditeur de code.

Ensuite…

Le speed sharing organisé a permis les discussions en petits groupes autour de chaque conférencier, permettant de discuter de points précis. Et la discussion collective finale a permis de rassembler les avis et de construire un plan d’action.

Au final, les utilisateurs de wikis au sein du CNES sont motivés pour continuer la discussion. Ce type de journée, faite de retours d’expériences et de discussions, permettra d'enrichir l'offre de service "maison" du CNES en wikis et d’améliorer la compréhension collective de sujets tels que la diffusion, la structuration et la conservation de l’information.

Wiki Valley remercie le CNES et les organisateurs pour leur invitation, ainsi que les participants pour la qualité des interventions et des discussions.